この規定は、公益社団法人東京都宅地建物取引業協会（以下「本会」という。）が有する個人情報について、本会の個人情報保護方針に基づく適正な保護の実現を目的とするものである。

本規定で定義する用語は、個人情報の保護に関する法律（以下｢個人情報保護法｣という。）の第2条第1項、第2項、第4項、第5項、第6項に定めるところによる。

個人情報の取得は適正かつ公正な手段によって行い、その取扱いにあたっては、利用目的を明確に定め、目的の達成に必要な本会事業活動の範囲内で取扱うこととする。

1. あらかじめ明確に定めた利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、本人の同意を得ることとする。
2. 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データーは正確かつ最新の内容に保つよう努めることとする。
3. 取扱う個人データーの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データーの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずることとする。
4. 本会において個人データーを取扱う業務に従事する者は、本規定並びに法令に従い、個人データーの保護、秘密保持に努めることとする。

本規定は、本会において処理される全ての個人情報、個人データー及び保有個人データーの取り扱いについて定めるものとし、本会の業務に従事する全ての従業者（役職員、アルバイト職員、パート職員、契約社員を含む、以下同じ。）に対してこれを適用することとする。

個人情報を取得した場合には、あらかじめその利用目的を公表している場合及び取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められる場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表することとする。

1. 前項の規定にかかわらず、本人から直接書面（電子文書を含む）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示することとする。
2. あらかじめ通知あるいは公表した個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知または公表することとする。

次に掲げる場合を除く他、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データーを第三者に提供しないものとする。

1. 個人情報保護法第23条第2項ないし同第3項の方法による場合
2. 法令等の規定に従い、提供または開示する場合

従業者に個人データーを取扱わせるにあたっては、当該個人データーの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。

個人データーの取扱いの全部または一部を委託する場合は、当該個人データーの安全管理が図られるよう、十分な個人データーの保護水準を有する者を選定し、個人データーに関する安全管理、取扱い状況の確認及び事故が発生した際の責任範囲を明確にする等、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。

保有個人情報データーについて、個人情報保護法第25条（開示）ないし第27条（利用停止等）の規定に基づき請求が行われた場合には、これが個人情報に関する本人の権利に基づくものであることを十分理解し、合理的な期間、妥当な範囲でこれに応ずることとする。

個人情報の取扱いに関する苦情があった場合、適切かつ迅速に対応するよう努めることとする。

1. 前項の目的を達成するため、苦情処理窓口の設置等、体制の整備に努めることとする。

本会における個人情報の管理業務を行うため、個人情報保護管理者を置くこととする。

1. 個人情報保護管理者は事務局長が行うこととする。
2. 個人情報保護管理者は、必要に応じ個人情報保護管理代理責任者を定め、個人情報管理の全部または一部を管理させることができる。
3. 個人情報保護管理者は、個人情報を取扱う作業が行われるに際し、当該作業に関する責任者を任命することとする。

本規定に違反する事実または違反する恐れがあることを発見した者は、その旨を個人情報保護管理者に報告することとする。

1. 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく関連部門に適切な処置を行うこととする。

この規定を改正または廃止しようとする場合は、理事会の承認を得なければならない。

この規定は、平成24年4月1日から施行する。